Règles d'usage

Maîtriser les règles du français et demeurer à la fine pointe de l’usage correct n’est pas une mince tâche, car les pièges sont nombreux. C’est particulièrement vrai lorsque le milieu de travail est bilingue et que les communications passent fréquemment d’une langue à l’autre.

Afin d’aider les gens d’affaires à rédiger plus facilement leurs documents, nous avons regroupé dans cette page une cinquantaine de règles d’usage qui sont extraites de l’excellent logiciel Antidote, de notre partenaire Druide informatique.

Nétiquette

Généralités

La nétiquette (contraction des mots Net et étiquette) est l’« ensemble des règles de savoir-vivre que doivent respecter les utilisateurs des réseaux comme Internet ». Les communications électroniques n’échappent pas aux règles de la bienséance. Bien que les échanges électroniques se déroulent dans un monde virtuel, les interlocuteurs qui y prennent part, eux, n’en sont pas moins réels. On les traite donc avec tous les égards requis, en respectant en outre certaines règles propres à la communication électronique.
 

Principales règles de la nétiquette

Contenu
On ne transmet pas et on ne répond pas aux courriels à caractère discriminant ou aux messages incendiaires (flammes) ;

Pour mettre un extrait en évidence, on l’encadre
*d’astérisques*, _de deux traits soulignés_ ou plus petit et plus grand>. On n’emploie pas les MAJUSCULES, trop criantes ! ;

On cite la source des extraits qu’on reproduit ;

On s’assure de la validité d’un courriel avant de l’envoyer à d’autres personnes ;

On évite la transmission d’information confidentielle, à moins qu’elle soit cryptée ;

On n’envoie pas de lettres-chaines ;

Le courriel idéal compte environ 65 caractères par ligne (une dizaine de mots) et pas plus de deux pages ;
         Si le courriel fait plus de deux pages, on inscrit la mention long dans l’objet

Dans la réponse à un courriel, on reprend seulement les extraits auxquels on répond, plutôt que le courriel original entier ;

On ne fait pas suivre un message personnel à un groupe sans y être d’abord autorisé par l’auteur ;

On ne modifie pas le contenu d’un message qu’on fait suivre (mais on peut en reproduire un extrait seulement).
 
Destinataire
 
L’adresse électronique d’une personne est confidentielle, au même titre que son adresse postale ou son numéro de téléphone. On ne la transmet pas sans accord préalable ;

Dans les envois collectifs (courriels adressés à plusieurs destinataires), seule l’adresse du destinataire devrait être visible ; les autres sont masquées : la plupart des courrielleurs offrent cette option pour les listes d’envoi ; sinon, on met les autres destinataires en copie conforme invisible ;

On vérifie bien l’adresse du destinataire avant l’envoi.
 
Général
 
On vérifie régulièrement sa boite de réception, et on répond aux courriels dans un délai raisonnable ;

Il est préférable d’avoir d’abord pris connaissance de tous les courriels reçus avant de répondre. Il arrive souvent, en effet, qu’un deuxième ou un troisième courriel d’une même personne et traitant d’un même sujet nous soit parvenu. Dans ces cas, on aura toute l’information pertinente pour répondre adéquatement, ou pas besoin de répondre si un courriel ultérieur annule la requête d’un précédent message ;

Avant de répondre à un courriel, on s’assure qu’il nous a été envoyé en tant que destinataire principal.
 
Objet
 
On indique toujours l’objet du courriel en entête ;

L’objet doit faire clairement référence au contenu du courriel ;

Si un courriel dépasse deux pages, on inscrit la mention long dans l’objet.
 
Pièce jointe
 
On veille à ce que la taille des pièces jointes ne soit pas trop grosse (idéalement, moins de 50 ko) pour éviter que son téléchargement échoue ou qu’il prenne trop de temps ;

Il est recommandé de comprimer les gros documents et d’en informer le destinataire avant l’envoi afin de s’assurer auprès de lui que la réception ne pose pas problème.
 
Signature
 
La signature d’un courriel ne devrait pas dépasser quatre lignes ;

On s’assure que les coordonnées dont le destinataire aura besoin pour nous répondre figurent dans le courriel.

 

Voir aussi…
  • le document officiel et exhaustif de la nétiquette : RFC 1855 (octobre 1995). On en trouve la traduction française sur Internet.
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